La marche à suivre, en quelques étapes,
pour organiser chez vous un événement
Proposition de "marche à suivre"
pour vous aider à organiser une rencontre chez vous
L'intérêt réel et profond d'un hôte potentiel pour l'artiste qu'il accueillera chez lui, nous semble indispensable.
L'organisation d'une Rencontre est en effet une grande joie mais aussi une charge et une responsabilité qu'une vraie envie doit porter…
C'est pourquoi, il nous semble important que les adhérents de l'association découvrent les artistes et leur travail avant "de leur ouvrir leurs portes".
Dans ce but, nous proposons que les artistes de l'association présentent leur travail aux hôtes potentiels, en parallèle ou à l'issue des Rencontres déjà organisées. Cette présentation pourra se faire sous différentes formes (diaporama, carnets d'artistes, cartons à dessin).
Deuxième étape
- Réaliser l'invitation ou demander à l'association de le faire
- puis l'envoyer :
l'équipe s'occupe de son propre réseau d'amis*,
le président du réseau des adhérents par mail
Attention : il faut s'y prendre
à l'avance pour pouvoir faire plusieurs relances !!
Premières étapes
- Former une équipe prête à partager l'aventure : un Hôte, un ou des artistes, un ou des musiciens ....
L'association peut d'ailleurs vous proposer des artistes, mais l'Hôte peut également inviter des personnes de sa connaissance.
- l'équipe choisit la ou les dates, les oeuvres, établit le programme (horaires....)
- Estimer la capacité d'accueil du lieu, notamment en fonction
de la saison.
De cette capacité va dépendre
le nombre d'invités possible.
- Estimer si l'on peut ou non acueillir des enfants (il faudra le préciser dans l'invitation).
- Etablir la liste d'invités
-
Etablir la liste de ses propres amis, affiliés ou non à l'association, que l'on tient à inviter.
-
Estimer combien il reste de places, par exemple 5, pour les autres membres de l'association
*avec en pièce jointe
le descriptif de l'association et la proposition d'adhérer à l'association lors de
la Rencontre où des formulaires d'inscription seront mis à disposition.
Troisième étape
- La préparation du lieu
Il est important de ranger un maximum afin de faire un peu "le vide" pour laisser
les oeuvres respirer...
Voir la Boite à outils
- Prévoir une demi-journée avec l'artiste plasticien pour l'accrochage.
C'est d'expérience, un des meilleurs moments !!!